Data Governance ist der Prozess der Überwachung und Verwaltung von Daten in einer Organisation.
Der Prozess beinhaltet die Definition von Richtlinien, Prozessen und Verfahren zur Verwaltung von Daten, um deren Qualität, Integrität, Sicherheit und Verfügbarkeit sicherzustellen. Ein wichtiger Bestandteil von Data Governance ist die Bestimmung von Verantwortlichkeiten und die Kommunikation von Richtlinien und Verfahren innerhalb der Organisation.
Um datenbasierte Entscheidungen treffen zu können, müssen Informationen aus mehreren Quellen integriert, konsolidiert und aufbereitet werden. Es müssen alle relevanten Datenbeteiligten und deren Informationsbedarf identifiziert und die Qualität der Daten muss sichergestellt sein. Die verarbeiteten Daten werden als „Single Source of Truth“ zur Verfügung gestellt. Bei der Verarbeitung und Nutzung der Daten werden immer die Anforderungen hinsichtlich Sicherheit und Compliance eingehalten.
Um die Datenqualität und -verfügbarkeit sicherzustellen sind die folgenden Punkte/Aufgaben zu beachten:
- Dateninventarisierung: Überblick über vorhandenen bzw. zugänglichen Daten.
- Datenkatalog: Sammlung von Metadaten, die in Kombination mit Datenverwaltungs- und Suchwerkzeugen helfen, die benötigten Daten zu finden.
- Datenherkunft: Dokumentation des Datenursprungs, aller in einem Datensystem gesammelten Daten.
- Definitionen: Entwicklung, Dokumentation der wichtigen Definitionen und Konventionen.
- Datenqualitätskriterien: Definition der relevanten, anwendbaren und überprüfbaren Datenqualitätsstandards.
- Datenbereinigung: Korrektur oder Eliminierung von falschen, beschädigten, falsch formatierten, doppelten oder unvollständigen Daten gemäß Datenqualitätskriterien. Die Datenbereinigung sollte am Entstehungsort der Daten erfolgen.
- Überwachung der Datenqualität: Kontinuierliche Überwachung und Aufrechterhaltung der Datenqualität anhand definierter Qualitätskriterien durch dedizierte Personen/Positionen.
Datensicherheit ist elementar, daher gilt es Standards und Technologien, die Daten vor absichtlicher oder versehentlicher Zerstörung, Änderung oder Offenlegung schützen müssen eingesetzt werden um die gesetzlicher Vorschriften einzuhalten.
- Sammeln aller gesetzlichen Regelungen
- Identifizieren der persönlichen Daten, die erstellt, empfangen und mit anderen geteilt werden
- Schutz der personenbezogene Daten vor Datenschutzverletzungen und unbeabsichtigter Veröffentlichung
- Implementieren einer Auskunftsfähigkeit um Anfragen von Personen nach Daten, die über die betreffende Person gesammelt wurden, und mit wem diese geteilt werden
- Etablieren eines regelmäßiger Prozess zur Erstellung von Berichten zu personenbezogenen Daten
- Die Möglichkeit zum Löschen von Informationen muss gegeben sein.
Daten sind ein werthaltiges Gut für jedes Unternehmen. Daten aus der Produktion, der Personalabteilung, dem Marketing oder aus allen anderen Abteilungen weisen einen nicht zu unterschätzenden Wert aus. Dieser werthaltige Blick auf Daten, soll Investitionen in Datenstrukturen erleichtern und deren Notwendigkeit aufdecken.
Daten haben einen WERT!
Daten müssen auch verwaltet werden. Je nach Wert der Daten müssen sie geschützt und besonders gespeichert werden. Der gesamt Datenprozess,von der Entstehung über die Aufbereitung bis hin zur Nutzung sollte begleitet und kontrolliert werden. Die Qualität der Daten hat einen großen Einfluss auf die Nutzung. Eine transparente und gut zugängliche Dokumentation der Daten schafft vertrauen und erleichtert den Dateneinsatz. Daten sollten normiert und standardisiert sein um den Einsatz in unterschiedlichen Systemen zu ermöglichen. Ein weiterer positiver Effekt der normiert und standardisierten Daten ist, das diese mehrfach genutzt werden können.
Bei Data Governance geht es schlichtweg um Regeln: Sammeln, Erstellen, Definieren, Anpassen, Priorisieren, Überwachen und Durchsetzen vieler Arten von datenbezogenen Regeln.
Die Form dieser Regeln können:
- Policies
- Standards
- Leitlinien
- Anforderungen
- Leitprinzipien
- Geschäftsregeln
- Regeln zur Datenqualität
- Datenverwendungsregeln
- Regeln für den Datenzugriff
- Bezeichnungen der „Golden Copy“
- „System of Record“-Bezeichnungen
- … und viele weitere Erscheinungsformen
Die Art der zu definierenden und anzuwendenden Regeln hängt von der Organisation ab, umgekehrt bestimmt der Ansatz für Regeln, wie die Organisation aussehen wird.
Damit die Data Governance wirken und einen positiven Beitrag leisten kann, muss sie mit Leben gefüllt werden. Dazu müssen Rollen und Verantwortlichkeiten klar definiert werden.
Es muss eine höchste Instanz, eine Entscheidungskompetenz implementiert werden. Ob diese Position Head of Data, Chief Data Officer, oder wie auch immer genannt wird ist egal, die Aufgabe muss vergeben und in der Lage dein, die Unternehmensstrategie und die Data Governance abzugleichen.
Die tägliche Datenarbeit wird erleichtert, indem Datenverantwortung klar verteilt wird. In jeder Abteilung, in der Daten generiert werden, sollte es eine verantwortliche Person geben, die die Qualität der Daten zunächst definiert, dokumentiert und dann kontinuierlich kontrolliert. Damit werden Datenfehler am Ort der Entstehung identifiziert und eliminiert.
Sinnvoll ist es eine Aufgabe zu ernennen, die die Verarbeitung und den Transport von Daten verantwortet. Diese Aufgabe überwacht die Qualität und stellt sicher, das die technischen Anforderungen für einen reibungslosen Datenfluss vorhanden sind.
Jeder Datennutzer sollte die vorhanden Datenquellen kennen und wissen wie die Qualität der Daten für den benötigten Einsatzzweck geprüft werden kann.
Regelmäßiger Austausch über den Datenbedarf, Dateninhalt etc. ermöglichen eine konstante Verbesserung der Datenlandschaft im Unternehmen.