Im ersten Schritt sollten die Anforderungen der zukünftigen Nutzer und die aus der Unternehmensstrategie ableitbaren erfasst und bewertet werden. Mit einem Anforderungsmanagement wird ein klares und gemeinsames Verständnis der neuen Technologie geschaffen. Die Dokumentation der bewerteten Anforderungen bieten die Möglichkeit der Eindeutigkeit, Nachweisbarkeit, Widerspruchsfreiheit und Vollständigkeit der Anforderungen. Die rechtlichen Anforderungen, wie z.B. durch die Datenschutzgesetze dürfen nicht fehlen.
Die Anforderungsdokumentation wird zur Erstellung eines RfP Fragenkataloges verwendet. Sämtliche Anforderungen werden in Themenbereich geclustert, untereinander priorisiert und gewichtet.
Parallel dazu sollte der Markt der potentiellen Anbieter durchleuchtet werden. Diese Marktanalyse kann schnell zu einem komplexen Prozess werden, da in vielen Technologiebereichen die Anbieter Zahlen explodieren und nicht jeder Anbieter wirklich das bietet, was er verspricht. Zur Erstellung einer relevanten Longlist bedarf es viel Erfahrung und Marktkenntnis.
Einen Eindruck über die unzähligen Tech Anbieter finden Sie hier. Eine praktikable Liste sollte 10-20 Anbieter enthalten.
Die Vendoren der Longlist werden zum Auswahlprozess eingeladen und der Fragenkatalog zur Verfügung gestellt. Aus dem Rücklauf werden die passenden Shortlist Kandidaten gewählt. Hierbei hilft die Priorisierung und Gewichtung der Anforderungen. Die Auswahl erfordert erneut eine große Markt- und Technologiekenntnis. Neben den Antworten im RfP Katalog gilt es Verkaufspräsentationen und weitere Information zu bewerten.
Sind die stärksten drei Anbieter gefunden, werden diese zur Pitch Präsentation eingeladen. Die Pitch Präsentation ermöglicht es das möglich zukünftige Team des Anbieters kennenzulernen und die Technologie zu erleben.
Nach den Präsentationen sollte eine detaillierte Stärken- Schwächen Analyse stattfinden. Zu diesem Zeit punkt können auch persönliche Eindrücke und Emotionen in die Bewertung einfließen. Es geht schließlich darum, den passenden Partner auf technischer und persönlicher Ebene zu finden.
Es ist auch ein adäquates Mittel, mit einem oder zwei Anbietern noch einmal in eine weitere Präsentationsrunde zur Fragenklärung zu gehen. Das Ziel ist es, ein möglichst vollständiges Bild der Technologie und des Anbieters zu erhalten.
Einen eigenen Business Case für die neu zu beschaffende Lösung sollte spätestens nach den Pitch Präsentationen stattfinden. Welchen positiven Beitrag kann die Lösung ab wann bieten, die Betrachtung kann die Ergebnisliste des Anbietervergleichs noch mal gehörig durcheinander wirbeln und für neue Blickwinkel sorgen.
In die Vertragsverhandlungen wird dann mit den stärksten zwei Partnern gestartet. Zwei sind besser als einer, Sie wissen nie wo es endet 🙂